Evolución de “la gestión del tiempo”
Sin duda, la gestión del tiempo en el mundo actual es de gran relevancia. La sensación de “tener mucho que hacer pero poco tiempo disponible” no es ajena a casi nadie. Nos hemos dado cuenta de que “el tiempo es un recurso muy valioso” y de que debemos aprovecharlo de forma óptima para ser eficaces y eficientes, buscando el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo.
Además, los cambios son una constante en la actualidad, las fronteras entre nuestras responsabilidades son cada vez más difusas y el desequilibrio entre vida profesional y personal es cada vez mayor.
La consecuencia de no gestionar bien todo esto es demasiado importante y obvia: un gran aumento del estrés y la ansiedad, enfermedades propias del s. XXI y la mayor causa del ausentismo laboral.
La gestión del tiempo ha ido evolucionando y adaptándose a la propia evolución de la sociedad, con nuevos métodos, hábitos de trabajo y tecnologías que nos permitan controlar nuestro mundo.
Así, al reconocer que había un gran número de actividades a las que dedicar nuestro tiempo y energías, fueron apareciendo sucesivamente las “listas de tareas”, los calendarios y agendas, etc., como elementos para memorizar y planificar.
Luego surgió la idea de dar prioridades y establecer comparaciones entre el valor de las diferentes tareas, de empezar a definir objetivos y a priorizar en función de ellos. En el mundo empresarial, en general ésta es la generación actual con sus diversas metodologías de gestión (sistema ABCD, sistema post-it, sistema de inventario, principio de Pareto, sistema de recompensa, etc.).
Pero, nos hemos ido dando cuenta de que la planificación y control excesivos chocan con las necesidades reales de las personas, impidiéndoles desarrollar y aprovechar nuevas oportunidades. No se trata ya de gestionar el tiempo, sino de autogestionarnos (self-management). Se trata de diferenciar claramente lo importante de lo urgente, y dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a “hacer lo importante”.
¿Qué es "lo importante"?
Es lo que nos permite llegar a nuestros más altos objetivos, lo que contribuye a nuestros valores.
Importante = Impacto * Incertidumbre
Si algo tiene un impacto muy determinante entonces es importante (si no sabemos quién es nuestro cliente, no tenemos negocio ¡!!). Y luego está el factor multiplicador de la incertidumbre (¿qué y cuánto no sabemos?, si no has hablado con el cliente y no conoces sus necesidades entonces la incertidumbre es grande), nunca sabemos nada por completo.
Si el impacto empresarial es crítico y la incertidumbre muy alta (90%), entonces es muy, muy importante!!!
Independientemente del método de priorización que usemos, debemos ponernos de acuerdo sobre cómo definimos la importancia. De lo contrario, tendremos que pasar horas debatiendo cuando podríamos estar haciendo algo realmente importante con nuestro tiempo.
Este nuevo enfoque exige que definamos a fondo cuáles son nuestros objetivos en la vida, en cada una de nuestras áreas de responsabilidad, para luego organizar y ejecutar nuestras actividades en función de eso.
Consejos para optimizar tu tiempo y ser más productivo:
1) Define bien tus objetivos (lista las tareas que quieres realizar, saber decir “no”);
2) Jerarquiza tus objetivos (ordena las tareas de la lista según su importancia, prioriza);
3) Asigna tiempo a cada tarea (organiza, planifica y programa, pero cúmplelo!!!);
4) Una tarea a la vez (ir cumpliendo cada tarea te dará sensación de éxito, la multitarea no es efectiva);
5) Haz primero lo que menos te gusta o es más difícil (la energía o voluntad se va agotando);
6) Las primeras horas del día son más productivas (“horas mágicas”);
7) No pierdas tiempo de calidad en distracciones (“ladrones de tiempo”: redes sociales, chequear emails);
8) Mantén el orden, ritmo y concentración (perder tiempo buscando cosas provoca stress);
9) Hazlo tú mismo (no esperes que otros hagan lo que tú debes hacer);
10) Equilibra trabajo con descanso adecuado.
Cr. Roberto Crosa
