“Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante” (Dwight Eisenhower)
Dwight Eisenhower, presidente de los EE.UU. (1953-61), reconocido por su gran productividad, decía que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia.
Tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo.
Matriz de Gestión del Tiempo
Eisenhower creó una de las grandes herramientas prácticas para priorizar tareas y tomar decisiones, se la conoce popularmente como Matriz (o Caja) de Eisenhower. Es una manera fácil de definir cómo priorizar las tareas de modo que las más importantes no sean dejadas de lado por las que aparecen de repente o que son urgentes. Todas las tareas pueden ser distribuidas en 4 cuadrantes, con dos ejes: uno de Importancia y otro de Urgencia. Estos 4 cuadrantes reciben un valor del 1º. al 4º. basado en su prioridad:
Se sabe que la toma de decisiones está intrínsecamente ligada a la emoción. Por un lado, la parte del cerebro ligada a la racionalidad y la toma de decisiones, y por otro, la parte del cerebro asociada con las emociones, la mayor parte del tiempo están trabajando juntas cuando estamos procesando pensamientos complejos. O sea, la toma de decisiones está ligada a su estado de ánimo. Sabemos que la ansiedad y la depresión se definen normalmente como sentimientos de inmovilidad, de bloqueo e incapacidad para tomar decisiones.
Por lo anterior, usar una herramienta gráfica como la Matriz de Eisenhower ayuda a hacer la selección de las tareas o de las decisiones que se tienen que tomar, es una manera fácil de reducir la carga emocional.
Stephen Covey popularizó la Matriz de Eisenhower, y en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” (1989) afirmó que nos encontramos ante una cuarta generación de la gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.
Recuerde que definir las prioridades de las tareas puede tener un significado diferente dependiendo de cada persona. Para usted, reservar ese vuelo a la conferencia puede ser urgente porque si usted no lo hace pronto, los precios de los pasajes aéreos van a afectar su presupuesto. Para otros esto puede ser delegado a un asistente.
Si pones demasiada atención al Cuadrante I (cosas urgentes e importantes), se irá haciendo cada vez más grande y te dominará por completo. La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II; reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I; y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV pues incluyen cosas que no son importantes, sean urgentes o no hay que sacárselas rápidamente.
En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) está el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente (en vez de vivir resolviendo problemas), crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir “No” a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.
Cr. Roberto Crosa
